EBYS'de Güncelleme Sonrası Değişiklikler Hakkında Bilgilendirme

Cumhurbaşkanlığı tarafından yayınlanan yeni Resmi Yazışma Usul ve Esasları genelgesine istinaden EBYS de güncelleme yapılmıştır.

Kullanıcıların sistemi kullanmadan önce internet tarayıcılarında önbellek temizleme (geçmiş tarama verilerinin silinmesi) işlemini yapması gerekmektedir.

E-imzada sorun yaşayan kullanıcıların “Denetim Masası”ndan “envision cilent service” programını kaldırması gerekmektedir. Bu işlemden sonra EBYS de evrak imzalanmaya çalışıldığında programın yeniden kurulması sağlanacaktır.


1- Üst Antet Bölümü 
Üst antet bölümü ve şablonun genel sayfa kenarları boşluklarında düzenlemeye gidilmiştir.  Eskiden sağdan ve soldan 2.5 cm olan boşluk yeni düzenleme ile 1.5 cm ,üstten yine 2.5 cm olan  boşluk 0.5 cm olarak güncellenmiştir. Envision İçerisinde üst antetlerimizde sağ üst tarafta evraka  ait barkod değerini göstermekteydik. Yapılan bu yeni düzenleme ile sağ üst tarafta yer alan barkod  bilgisini şablonlardan kaldırmış olacağız. Barkod değeri bilgisi alt antet üzerine metin olarak  basılacaktır. 
Kurum logoları haricinde evrak üzerinde başka logoların olması kaldırılacaktır. Yeni  yönetmelik sadece kurum logosu ve bizim logosuna izin vermektedir. Bu nedenle kurumlarımızda  şablonlarda kalite logoları gibi logolar şablondan kaldırılacaktır. Üst antet bölümünde evrakı yazan  idareye ait bilgiler maksimum 4 satır ile sınırlandırılmıştır. Bu nedenle 4 satırı geçer şekilde  kullanımlarımızda değişikliğe gidilmesi gerekmektedir. 
2- Sayı Bölümü 
Sayı bölümünde evrak nerede yazılmış ise yazıldığı ortamı belirtmek amaçlı E,Z veya O  gibi kısaltmalar gelmiştir. Elektronik ortamda hazırlandığını belirten E ifadesi sayı kısmının en  başına standart gelecek şekilde şablonlarda değişiklik yapıyor olacağız. Sayı bölümünde  gösterimini sağladığımız Kurum Kimlik Kodu, Dosya Planı ve Numara kısımları arasında sadece  – karakteri olacak şekilde değişiklik yapıyor olacağız. 
3- Hitap Bölümü 
Yeni yazışma kurallarında evrakın kopyasının çıkarılmasına yönelik değişiklikler  yapılmıştır. Eğer evrakı kurum içi veya kurum dışındaki bir kuruma yazmanız durumunda evrakın  başlığı gidecek olan birimin adı olarak yapılabilinecektir. Eğer dağıtımlı yani birden çok birime  evrak yazıyor iseniz evrakta kopya çıkmasını engellemek adına başlık bölümünde " DAĞITIM  YERLERİNE " şeklinde yazılacaktır. Kurum dışı yazışmalarda tek birime yazılıyorsa hitap kısmı DETSİS üzerinden alınacaktır.  
4- İmza Bölümü 
İmza bölümü üzerinde kurumlarımızın talepleri nedeniyle koyduğumuz "e-imzalıdır" yazısı veya e-imzalıdır resimleri şablon üzerinden kaldırılacaktır.
5- İmza Altı Açıklama Bölümü 
İmza altı açıklama bölümü şablon üzerinden tamamen kaldırılacaktır. Kullanıcılarımızın  kafa karışıklığı yaşamaması için evrak tanımlarında yer alan "İmza Altı Açıklama" içerik alanı kaldırılacak veya değiştirilemez olarak bırakılacaktır. İmza altı açıklama bölümünde girmiş olduğunuz bilgileri artık ek olarak eklemeniz gerekmektedir. 
6- Paraf Bölümü 
Yeni yazışma kurallarının getirdiği en önemli yenilik paraf nüshalarının tamamen ortadan  kaldırılmasıdır. Bu nedenle evrakın üzerinde paraf bilgileri bulunmaması gerekmektedir. Paraf  bölümleri şablon üzerinden tamamen kaldırılacaktır. Evraka kimin paraf attığı bilgisi meta alanı üzerinden görülebilecektir. 
7- Alt Antet Bölümü 
Sistem üzerinden üretilen her evraka doğrulama kodu ,doğrulama url'i ve kare barkod  konulması istenilmektedir. Bu bilgiler kurum içi yazışma evraklarını da eklenecektir. Alt antet  bilgisinde "Kep Adresi" olmayan kurumlarda kep adresi eklenecektir 
8- Evrak Tanımları Yapılması 
(Zorunlu Hal-Olağanüstü Hal-Gizli/Çok Gizli Evrak Tanımları) Evraklar bazı durumlarda  zorunlu hallerde veya olağanüstü hallerde hazırlanması gereken durumlar olabilir. Bu durumlar da  fiziksel ortamda hazırlanmış bu evrakların EBYS sistemlerine erişim olduğunda EBYS üzerinde  kayıt altına alınması istenilmiştir. Bu yüzden sistem üzerinde "Zorunlu Hal " ve "Olağanüstü Hal"  evrak tanımları yapılacaktır. Gizli/Çok Gizli evrakların EBYS sistemiminiz üzerinde tutulmaması istenilmiştir. Bu yüzden envision sistemi üzerinde meta alanları girilerek kurum numaranızdan  numara alacak evrak tanımı sistem üzerinde yapılacaktır. 
9- Tek Nüsha Üretilmesi 
Yönetmeliğin getirdiği en önemli yenilik evrakların tek nüsha olarak üretilmesi zorunludur.  Envision üzerinde dağıtımlı evraklar/ sevk edilen evraklar arka planda tek bir pdf' e işaret edecektir.
10-Tek Numaratör 

Kullanma İşlemi Kurumlarımızda yazışmalar için genelde 3 ayrı numara kullanımı yapılmaktadır. (Gelen Evrak No, Giden Evrak No ve İç Yazışma No) Yeni yönetmelikle birlikte  kurumlarımızda yazışmalar için tek numaratör üzerinden yürütülmesi ve bu numaranın  yılbaşlarında sıfırlanmaması istenilmektedir. 
11- Yazışma evraklarının numara alma şekillerinin değiştirilmesi 
Yeni yazışma kurallarında evrakın numara alma sırası değiştirilmiştir. Evrak numara alma  işlemi evrak hazırlanır hazırlanmaz kaydedildiğinde veya süreci başlatıldığında alacaktır. Parafta  veya imzada evrak reddedilmiş olsa da evrak numarası o evraka ait tekil bir değer olarak kalacaktır.
12-.Evrakın 12- Gittiği Yer Bölümü 

Evrakın gittiği yer içerisinde yer alan "İçeriği Alıcıya Göre Özelleştir" ve " Kopyasını Çıkart" seçenekleri sistem içerisinde gizlenmiş olacaktır. Kurum dışı giden evraklarda dağıtım  şablonu hazırlama ekranında "Evrak Gönderim Türü" zorunlu olacaktır.